Managers : comment bien réussir vos entretiens d’évaluation ?
Procéder à un entretien annuel d’évaluation de chaque collaborateur n’est pas une procédure légalement obligatoire en entreprise. Pour autant, celui-ci reste fortement conseillé puisqu’il permettra de dresser régulièrement un bilan concernant les points forts et points d’amélioration de chaque salarié (selon les performances de l’année passée).
Pour que cet entretien soit utile et efficace, il convient cependant d’adopter de bonnes pratiques en la matière. Quelles sont-elles ?
Une préparation suffisamment organisée et à l’avance
Comme pour tout projet, échange ou réunion, il est important de bien planifier l’entretien d’évaluation à l’avance. Vous pourrez pour ce faire utiliser une solution dédiée avec un logiciel pour les entretiens annuels d’évaluation. Ce type d’outil permet notamment d’informer le collaborateur concerné pour lui permettre de préparer ses échanges, connaître la date et l’heure précises de l’entretien, vous informer rapidement s’il est indisponible et convenir ensemble d’un nouveau créneau. La digitalisation de ce process permet d’en fluidifier la planification, et être sûr de ne rater aucune information, et de ne pas oublier l’entretien, côté collaborateur comme côté manager !
Parallèlement, vous pourrez, grâce à un outil performant, prendre des notes tout au long de l’année, ce qui vous permettra de noter les points positifs et négatifs à restituer lors du futur entretien annuel d’évaluation.
Être dans l’écoute et la bienveillance
L’entretien doit être un moment privilégié d’échange avec le collaborateur. Il est essentiel de lui rappeler clairement par exemple les objectifs attendus sur l’année passée, et les résultats obtenus. Des informations factuelles et objectives qui vous permettront de souligner les axes d’amélioration, mais également les points positifs notés tout au long de l’année !
Adoptez une posture bienveillante. Montrez-vous à l’écoute de votre collaborateur afin de comprendre par exemple d’où viennent les éventuels points positifs. Peut-être que celui-ci a vécu des problèmes personnels durant une certaine période, d’où une baisse de performance ? Peut-être lui faut-il une formation adaptée afin de combler ses lacunes ? Ou bien peut-être que les conditions de travail ne sont pas au beau fixe, mais que le collaborateur avait peur de vous en parler ?
L’entretien est là pour faire un bilan, et chacun doit pouvoir expliquer posément la situation. Si vous avez des critiques à formuler, assurez-vous qu’elles soient constructives, et proposez des recommandations, des solutions concrètes à mettre en œuvre du côté du salarié. Vous devez montrer que vous êtes présent et à l’écoute de chacun de vos collaborateurs.
Ne pas se contenter d’un seul entretien annuel
Si vous avez noté des axes d’amélioration, il est nécessaire d’assurer un suivi plus régulier qu’avec un seul entretien par an. Sans aller bien sûr jusqu’à sur-solliciter votre collaborateur, établissez un suivi périodique (ex : mensuel) pour pouvoir planifier des entretiens mensuels, trimestriels ou semestriels.
Tout dépendra des points relevés à chacun des entretiens. Si la situation s’améliore, vous pourrez effectivement espacer ces échanges en passant par exemple d’une base mensuelle à trimestrielle.
Un bon manager doit pouvoir s’adapter, et cela passe notamment par la fréquence des entretiens d’évaluation, la qualité et la régularité des feedbacks… et bien sûr, des échanges avec ses collaborateurs au quotidien ! Un bon outil dédié à ces entretiens vous permettra de mieux réaliser ces feedbacks ou tout du moins, tenir un journal de bord pour chacun des futurs entretiens individuels avec vos collaborateurs.